The Power of Knowledge Management

“We are like dwarfts standing on the Shoulders of Giants”

John of Salesbury 

The Power of Knowledge Management.

Alat Utama Pembangun Peradaban.

Jobs, Xerox dan Knowledge Creation

“Kalian sedang duduk diatas tambang emas!” seru Jobs kepada para petinggi Xerok seusai peragaan Graphical User Interface (GUI). Jobs seperti yang ditulis oleh Issacson (2011) dalam biografinya sedemikian terpesona dengan kehebatan para insiyur Xerox di Palo Alto dalam mengembangkan sebuah sistem yang mampu mengubah layar komputer menjadi sangat ramah. Steve Jobs terheran-heran bagaimana sebuah sistem yang luarbiasa tersebut, termasuk design awal tetikus (mouse) tidak dikembangkan oleh oleh Xerox menjadi sebuah produk yang mampu mengubah dunia.

Dan sejarah kemudian mencatat bahwa kepeloporan Xerox dalam menciptakan dan mengembangkan pengetahuan kelas dunia mendapatkan “pengasuhan” yang tepat oleh Apple (dan kemudian oleh Microsoft) dan menjadikan dunia seperti yang kita nikmati saat ini. Bayangkan perangkat komputer dan gadget canggih seperti ipod, iphone, ipad, dan produk turunannya hilang dari peradaban kita saat ini? Sukar diterima bukan? Keberadaan mereka karena kehebatan Jobs dan timnya dalam membangun sebuah konsep yang dinamakan Knowledge Management (KM).

Apa itu Knowledge Management?

Seperti kutipan diawal tulisan ini, kemajuan sebuah produk, jasa, proyek, perusahaan, bangsa karena sumbang jasa yang luarbiasa dari manusia-manusia yang hidup sebelumnya. Penemuan yang hebat tidak pernah dibangun dari nol, namun meneruskan dari penemuan sebelumnya. Kemampuan kita untuk melihat jauh adalah karena kita berdiri dibahu seorang raksasa. Persis seperti yang dilakukan oleh Steve Jobs dalam memperbaiki dan mengembangkan teknologi GUI dari Xerox.

Mahaguru dan mbahnya ilmu pengetahuan yang bernama Isaac Newton dalam suratnya kepada Rober Hooke tentang sang ahli matematika dan filsafat Descartes menulis: "What Descartes did was a good step. You have added much several ways, and especially in taking the colours of thin plates into philosophical consideration. If I have seen a little further it is by standing on the shoulders of Giants." (Wikipedia).

Knowledge Management sebagai sebuah konsep utuh baru mendapatkan momentumnya ketika ahli management dari Jepang Ikujiro Nonaka (1994) menulis sebuah jurnal yang kemudian menjadi rujukan seluruh dunia tentang KM. Judul dari jurnal tersebut adalah A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation. Sejak saat itulah konsep KM mendapat hati dibanyak akademisi dan dikembangkan dibanyak organisasi khususnya organisasi bisnis.

Menurut Nonaka, KM adalah “sebuah cara (management) untuk mengelola knowledge (pengetahuan)”. Knowledge itu sendiri diartikan sebagai “justified true beliefs”, sebuah kepercayaan yang sudah dijustifikasi atau divalidasi.

Lebih lanjut lagi Nonaka (1994) membagi knowledge dalam dua bagian, Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Tacit Knowledge didefinisikan sebagai pengetahuan yang berada dalam diri manusia baik dalam dimensi pikiran dan tubuh yang terefleksikan dalam tindakan, komitmen dan keterlibatan yang sangat tergantung konteks. Tacit Knowledge ditularkan dengan cara berinteraksi, mengamati dan bekerja langsung dengan sumber pengetahuan. Sedangkan Explicit Knowledge didefinisikan sebagai pengetahuan yang dapat ditularkan dengan cara yang formal dan sistematis.

Buku-buku, SOP, Manual Book, Audio Book, Artikel, Video Learning merupakan bentuk2 dari yang dinamakan Explicit Knowledge. Tacit Knowledge berada dalam diri seorang manusia. Kalau orangnya pergi atau meninggal, maka hilang pula pengetahuan yang ada dalam diri manusia tersebut dan tidak dapat dipelajari kembali apabia Tacit Knowledge tersebut belum diubah bentuknya menjadi Explicit Knowledge.

Knowledge Management dan Pembangunan Peradaban.

Peradaban berkembang dan memberikan kualitas kehidupan yang lebih baik kepada umat manusia apabila KM sebagai alat utama diciptakan dan dikembangkan terus menerus. Ingat kasus Xerox pada bagian awal tulisan ini? Kalau penemuan Xerox yang luarbiasa tersebut hanya berhenti di laboratorium tidak akan ada gunannya. Penemuan harus dikembangkan terus menerus secara terbuka agar bermanfaat bagi banya manusia dan penemuan itu sendiri?

Bagaimana membangun KM? Seperti yang sudah dipaparkan bahwa proses Knowledge Creation (KC) adalah proses yang terjadi karena dilakukannya transfer pengetahuan dari, ke dan antar dua dimensi pengetahuan yaitu Tacit dan Explicit.

Proses transfer dari Tacit ke Tacit dinamakan Socialization. Proses transfer dari Explicit ke Explicit dinamakan Combination. Proses transfer dari Explicit ke Tacit dinamakan Internalization dan proses dari Tacit ke Explicit dinamakan Externalization.

Anda sedang bergaul, bersosialiasi, dicoaching, minta coaching, mengajar dlsb., merupakan contoh yang dinamakan Socialization. Menulis buku, artikel dan membuat SOP merupakan contoh dari Externalization. Membaca buku, mempelajari peraturan merupakan contoh dari Internalization.

Dalam Lukas 10: 38-42 diceritakan kakak dan adik, Maria dan Marta. Marta sibuk melayani ini dan itu sedangkan Maria duduk dikaki Yesus dan belajar. Saat Yesus berkata “Maria telah memilih bagian yang terbaik” salah satu proses KC dilakukan oleh Maria terjadi dengan luarbiasa yaitu Socialization. Maria menyerap kebijakan Yesus dengan cara duduk bersimpuh dan belajar dengan langsung mendengar dan menyerapnya dari sumbernya.

Knowledge Management Dalam Tataran Pribadi

Bagaimana memanfaatkan alat KM dalam level pribadi? Sama dengan yang dilakukan pada level organisasi dan negara, Individu yang hendak membangun “peradaban” pribadi selayaknya untuk melakukan proses KC seintensif dan sesering mungkin. Sering-sering bergaul dan berorganisasi, mengajar, memberikan bimbingan (Socialization), banyak2 menulis ide dan opini (Externalization), membaca buku (Internalization) dan gabungan dari proses2 tersebut (Combination). Btw, untuk urusan membaca (Internalization) saya titip pertanyaan: kapan terakhir Anda membaca buku? Seminggu lalu, sebulan lalu?, setahun lalu? Atau jangan-jangan sedekade lalu saat Anda kuliah. Proses KC yang efisien menurut saya  adalah membaca, paling tidak satu buku satu bulan.

Untuk dapat mengoperasionalisasikan KC saya tambahkan dengan kebijakan yang diambil dari ranah negeri tercinta, konsep 3N, Niteni, Niroke dan Nambahi. Bahasa Indonesianya ATM, Amati Tiru dan Modifikasi. Amati hal2 yang telah baik dan bagus disekeliling Anda, Tiru hal tersebut supaya terjadi internalisasi dan kemudian perbaiki dan lakukan modifikasi supaya menjadi lebih baik.

Selamat Membangun Peradaban.

Jakarta, Medio April 2014

Eko Jatmiko Utomo

Konsultan & Praktisi HR dan Leadership Development

Candidate Doctor (S3) UI jurusan Strategic Management

Mantan Aktivis GKI MY