Can TIME be Managed?Mengelola pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas diri.
"One thing you can't recycle is wasted time." Anon
Jumlah Waktu
Berapa jam dalam sehari (siang & malam) yang dimiliki oleh seorang Bill Gate? Berapa jam waktu yang dimiliki oleh George Bush? Berapa jam waktu yang dimiliki oleh Eamon Ginley?
Berapa jam dalam sehari yang Anda miliki? Semua jawaban pertanyaan diatas, baik yang ditujukan kepada Bill Gate, George Bush, Eamon Ginley dan Anda adalah 24 jam dalam sehari, tidak lebih dan tidak kurang!
Jadi...........baik itu orang terkaya atau tersibuk di dunia memiliki waktu yang sama dengan yang kita miliki, 24 jam sehari. Kalau dipikir2, Tuhan sangat Adil dan tidak melakukan diskriminasi kepada umatnya bukan?.
Namun apa yang membedakan mereka dengan kita? Apa yang membuat Bill Gate bisa sedemikan kaya, George Bush sedemikian berkuasa dan Eamon Ginley membawahi 2 Plant plus HA masih punya waktu , kala kitaminta untuk bertemu dan berdiskusi? Jelas bahwa jumlah waktu mereka sama dengan yang kita miliki.
Kalau boleh mengambil kesimpulan, faktor yang membedakan antara mereka dengan kita pasti bukanlah cara mereka mengelola waktu. Sebab waktu mereka sama dengan waktu kita. Waktu tidak dapat kita kelola dan kita perpanjang menjadi 36 jam sehari misalnya, atau kita perpendek menjadi 20 jam sehari. Dengan kata lain, mengelola waktu (Time Management) adalah salah satu bentuk salah kaprah yang kita lestarikan sampai dengan saat ini.
So........apa yang membuat mereka berbeda dengan kita? Jawabnya tak lain dan tak bukan adalah Produktivitas!
Produktivitas
Dalam bahasa mudahnya produktivitas dapat didefinisikan sebagai suatu satuan jumlah (hasil pekerjaan) dibagi dalam suatu satuan (waktu misalnya).
Misal, dalam satu hari (24 jam) berapa banyak & setinggi apa kualitas yang kita hasilkan akan menentukan produktivitas kita. Sebagai contoh misalnya Group X maintenance bisa menyelesaikan pengerjaan perbaikan A dalam jangka waktu 2 jam, sedangkan Group Y maintenance menyelesaikan pekerjaan yang sama dalam waktu 4 jam. Dengan perhitungan matematika sederhana kita dapatkan bahwa produktivitas Group X 2 kali lebih tinggi dibandingkan dengan group Y.
Dari apa yang kita tangkap dalam contoh diatas terasa bahwa waktu adalah sumberdaya yang tidak dapat kita kelola, yang bisa kita kelola adalah Cara kita mengelola pekerjaan, dalam waktu yang tersedia.
Hukum Pareto
Sekian puluh tahun yang lalu, orang Italia bernama Vilvredo Pareto menemukan suatu hukum kecenderungan yang kemudian dinamakan sesuai dengan namanya yaitu Hukum Pareto.
Hukum Pareto menyatakan bahwa 80% dari suatu kondisi menghasilkan 20% result. Sedangkan 20% sisanya akan menghasilkan 80%! Hukum ini seringkali juga dimanakan sebagai hukum 80/20 sesuai dengan definisinya.
Kalau Hukum Pareto kita terapkan dalam kontek pekerjaan akan berbunyi seperti dibawah ini:
Hukum Pareto untuk Pekerjaan:
80% dari item pekerjaan kita hanya akan menghasilkan 20%, dan 20% sisanya akan menghasilkan 80%!
Muncul 2 pilihan disini, mana yang akan Anda kerjakan terlebih dahulu:
Mengerjakan 80% item pekerjaan yang akan menghasilkan 20% hasil atau
Mengerjakan 20% item pekerjaan yang menghasilkan 80%.
Pada kelas workshop Time Management yang saya fasilitasi, semua peserta menyatakan memilih nomer 2. Saya yakin para Leaders yang sedang membaca artikel ini juga akan menyatakan hal yang sama.
Nah biasanya dalam kelas Time Management akan muncul pertanyaan lanjutan: Bagaimana caranya kita tahu bahwa item pekerjaan A, B, C, dst merupakan item pilihan nomer 2 dan bukan merupakan item nomer1?
Membuat Prioritas
Untuk memilah2 pekerjaan seperti yang diajarkan oleh Hukum Pareto, Matrik prioritas dibawah ini bisa menjadi alat yang sederhana untuk mengidentifikasikannya.
Matrik Prioritas ini dibentuk oleh 2 komponen utama yaitu:
Importancy (Kepentingan)
Urgency
Berapa jam dalam sehari (siang & malam) yang dimiliki oleh seorang Bill Gate? Berapa jam waktu yang dimiliki oleh George Bush? Berapa jam waktu yang dimiliki oleh Eamon Ginley?
Berapa jam dalam sehari yang Anda miliki? Semua jawaban pertanyaan diatas, baik yang ditujukan kepada Bill Gate, George Bush, Eamon Ginley dan Anda adalah 24 jam dalam sehari, tidak lebih dan tidak kurang!
Jadi...........baik itu orang terkaya atau tersibuk di dunia memiliki waktu yang sama dengan yang kita miliki, 24 jam sehari. Kalau dipikir2, Tuhan sangat Adil dan tidak melakukan diskriminasi kepada umatnya bukan?.
Namun apa yang membedakan mereka dengan kita? Apa yang membuat Bill Gate bisa sedemikan kaya, George Bush sedemikian berkuasa dan Eamon Ginley membawahi 2 Plant plus HA masih punya waktu , kala kitaminta untuk bertemu dan berdiskusi? Jelas bahwa jumlah waktu mereka sama dengan yang kita miliki.
Kalau boleh mengambil kesimpulan, faktor yang membedakan antara mereka dengan kita pasti bukanlah cara mereka mengelola waktu. Sebab waktu mereka sama dengan waktu kita. Waktu tidak dapat kita kelola dan kita perpanjang menjadi 36 jam sehari misalnya, atau kita perpendek menjadi 20 jam sehari. Dengan kata lain, mengelola waktu (Time Management) adalah salah satu bentuk salah kaprah yang kita lestarikan sampai dengan saat ini.
So........apa yang membuat mereka berbeda dengan kita? Jawabnya tak lain dan tak bukan adalah Produktivitas!
Produktivitas
Dalam bahasa mudahnya produktivitas dapat didefinisikan sebagai suatu satuan jumlah (hasil pekerjaan) dibagi dalam suatu satuan (waktu misalnya).
Misal, dalam satu hari (24 jam) berapa banyak & setinggi apa kualitas yang kita hasilkan akan menentukan produktivitas kita. Sebagai contoh misalnya Group X maintenance bisa menyelesaikan pengerjaan perbaikan A dalam jangka waktu 2 jam, sedangkan Group Y maintenance menyelesaikan pekerjaan yang sama dalam waktu 4 jam. Dengan perhitungan matematika sederhana kita dapatkan bahwa produktivitas Group X 2 kali lebih tinggi dibandingkan dengan group Y.
Dari apa yang kita tangkap dalam contoh diatas terasa bahwa waktu adalah sumberdaya yang tidak dapat kita kelola, yang bisa kita kelola adalah Cara kita mengelola pekerjaan, dalam waktu yang tersedia.
Hukum Pareto
Sekian puluh tahun yang lalu, orang Italia bernama Vilvredo Pareto menemukan suatu hukum kecenderungan yang kemudian dinamakan sesuai dengan namanya yaitu Hukum Pareto.
Hukum Pareto menyatakan bahwa 80% dari suatu kondisi menghasilkan 20% result. Sedangkan 20% sisanya akan menghasilkan 80%! Hukum ini seringkali juga dimanakan sebagai hukum 80/20 sesuai dengan definisinya.
Kalau Hukum Pareto kita terapkan dalam kontek pekerjaan akan berbunyi seperti dibawah ini:
Hukum Pareto untuk Pekerjaan:
80% dari item pekerjaan kita hanya akan menghasilkan 20%, dan 20% sisanya akan menghasilkan 80%!
Muncul 2 pilihan disini, mana yang akan Anda kerjakan terlebih dahulu:
Mengerjakan 80% item pekerjaan yang akan menghasilkan 20% hasil atau
Mengerjakan 20% item pekerjaan yang menghasilkan 80%.
Pada kelas workshop Time Management yang saya fasilitasi, semua peserta menyatakan memilih nomer 2. Saya yakin para Leaders yang sedang membaca artikel ini juga akan menyatakan hal yang sama.
Nah biasanya dalam kelas Time Management akan muncul pertanyaan lanjutan: Bagaimana caranya kita tahu bahwa item pekerjaan A, B, C, dst merupakan item pilihan nomer 2 dan bukan merupakan item nomer1?
Membuat Prioritas
Untuk memilah2 pekerjaan seperti yang diajarkan oleh Hukum Pareto, Matrik prioritas dibawah ini bisa menjadi alat yang sederhana untuk mengidentifikasikannya.
Matrik Prioritas ini dibentuk oleh 2 komponen utama yaitu:
Importancy (Kepentingan)
Urgency
Matrik membagi semua item pekerjaan kita menjadi 4 bagian:Q1: Urgent – Important
Q2: Not Urgent – Important
Q3: Urgent – Not Important
Q4: Not Urgent – Not Important
Menurut Anda, Kuadran manakah (Q) yang merupakan bagian dari 20% dari hukum Pareto? Yup, semua kuadran yang mengandung kompenen Penting dalam hal ini adalah Q1 dan Q2. Dua kwadran yang lain Q3 dan Q4 merupakan bagian 80% hukum Pareto.
Jadi untuk menjadi orang yang produktif kerjakan semua yang penting dan urgent terlebih dahulu yaitu Q1 dan Q2.
Siapa yang menentukan?
Salah seorang peserta Time Management workshop dari Customer Care melemparkan pertanyaan menarik: Penting & Urgent itu menurut siapa?
Pertanyaan ini merupakan pertanyaan super penting yang akan membawa Anda mendapatkan nilai A dalam Dialoque akhir tahun ini. Menurut siapa penting dan urgentnya suatu pekerjaan?
Dalam dunia pelayanan ada pepatah yang berbunyi Customer is the King!
Pepatah tersebut dapat kita pinjam untuk menjawab pertanyaan sueeeper penting diatas. Dimulai dengan pertanyaan ini, siapa customer Anda? Siapa customer Anda yang paling penting dalam pekerjaan Anda? Yes, you are right, customer Anda yang akan menentukan merah dan birunya konteks penting dan Urgent adalah ATASAN!
Tidak setuju? Kesal? Punya pendapat lain? Boleh2 aja, mumpung NKRI belum melarang kebebasan berpendapat he he he he……
Selagi anda masih sebagai anggota *TDB (Tangan di Bawah) atau istilah lain Kuli (sekalipun punya posisi Presdir), saya himbau untuk membuang jauh-jauh idealisme yang meletup didada yang menyatakan “Saya yang menentukan penting dan urgentnya suatu pekerjaan karena saya yang paling mengerti tentang pekerjaan ini”. Emangnya anda yang membuat Dialogue dan melakukan performance appraisal bagi Anda sendiri he he he he.
Caranya bagaimana agar kita tahu mana yang penting dan mendesak dari sudut pandang boss?? Nah pertanyaan seperti ini sering banget keluar saat coaching session dan workshop, jawabannya juga standard banget. Gampang! Gunakan mulut kita untuk menanyakan langsung kepada Atasan…..gampang kan?
Kalau Anda tetap ngeyel dan tidak menerima hal ini bagaimana? Ok, mari kita resign dan patungan untuk membuka usaha agar kita bisa jadi anggota TDA (Tangan di Atas)...berani?
Q1 atau Q2?
Antara Q1 dan Q2 mana yang akan Anda kerjakan terlebih dahulu? Semua pasti bilang Q1, sebab selain penting Q1 juga membawa komponen urgent! Sudah penting, mendesak pula!
Pemilihan mana yang akan Anda prioritaskan apakah Q1 atau Q2 adalah faktor yang akan membawa Anda tidak hanya mendapatkan nilai A pada akhir tahun namun juga ke posisi Eamon Ginley suatu saat nanti.
Penasaran?? Jawabannya adalah Q2, alasannya? Maaf, terlalu panjang saya bahas disini, lebih baik Anda mendaftarkan diri di workshop Time Management agar bisa lebih jauh berdiskusi tentang hal ini.
Saat Anda membaca artikel Selayang Pandang ini, Anda sedang melakukan pekerjaan Q2, keep going dan lakukan pekerjaan2 Q2 yang lain(kalau Anda mau dan setuju).
Kalau tidak setuju? It’s ok, dengan demikian kita sepakat untuk tidak sepakat!
Merdeka!
Salam Hangat selalu.
Eko Jatmiko Utomo
CCR Narogong
Akhir Maret 2008
* TDB= Tangan di Bawah atau istilah saya adalah Kuli. Istilah ini saya ambil dari weblog Catatan dari Madurejo milik pak Yusuf Iskandar mantan TDB Freeport yang sekarang menjadi TDA pemilik swalayan di Yogya.
1 komentar:
klo jawaban mengapa Q2 yang lebih diprioritaskan ya kayaknya ada di http://www.sfarchdiocese.org/media/files/hr-docs/HRConnect51.pdf semoga membantu buat pembaca yang penasaran :)
Posting Komentar