Menciptakan Komunikasi Efektif

Menciptakan Komunikasi Efektif: Bagaimana menciptakan suasana “nyaman” agar komunikasi yang dilakukan efektif.

"People LIKE others people that LIKE them”. NLP Statement


Pada sebuah bandara
Pernahkan Anda melihat dan mengalami, pada saat berada disebuah bandara di Luar Negeri Anda seketika merasa senang dan nyaman ketika mendengar ada orang yang berbicara dengan Bahasa Indonesia? Perasaan nyaman ini bahkan mungkin diteruskan dengan menyapa dan mengajak ngobrol yang bersangkutan.

Atau Anda yang berasal dari daerah (Klaten misalnya), ketemu dengan sesama warga Klaten di Jakarta, saya jamin pasti akan langsung ngobrol menanyakan bagaimana kabarnya Kota Klaten dan waduk Jombornya dst, dst, dst.

Orang suka(Like) dengan orang yang mirip(Like) mereka.
Kesamaan daerah seperti ilustrasi diatas membantu orang untuk memecahkan kebuntuan dalam memulai dan melakukan pembicaraan. Apakah ada hal2 lain lagi yang bisa kita lakukan agar komunikasi kita menjadi lebih lancar dan efektif?

Dalam NLP*, salah satu pelajaran yang harus dikuasai adalah Building Rapport, suatu teknik yang kita lakukan dengan cara mengatur suara & postur tubuh kita agar mirip dengan teman bicara sehingga teman bicara merasa nyaman.

Dalam pekerjaan sehari-hari, baik itu di pabrik atau dikantor seberapa banyak Anda melakukan komunikasi? Dengan Building Rapport (Membangun Keakraban) maka komunikasi yang kita lakukan menjadi efektif sehingga apa yang kita inginkan bisa terlaksana. Manager bisa menyampaikan visinya ke anak buah, antar teman terjadi komunikasi yang lancar, Sales bisa jualan dengan lancar, suami makin mesra dengan istri dlsb.

Pernahkah Anda ketemu dan ngobrol dengan seseorang dan Anda langsung merasakan seperti sudah mengenal orang tersebut selama bertahun-tahun? Ilmu membuat orang lain nyaman ini bisa dipelajari lho..........tertarik?

Anatomi Komunikasi
Pada dasarnya pada saat terjadi komunikasi (langsung) yang ada adalah 2 atau lebih orang yang berhadapan dan saling bicara.

Menurut penelitan, pada saat terjadinya komunikasi Kata-kata hanya memiliki peran sebanyak 7%, Intonasi suara memainkan peran sebesar 38% dan yang paling besar peran ini diambil oleh Postur Tubuh kita yaitu 55%.

Ngak percaya? Coba Anda ucapkan I Love You ke istri/suami atau pacar dengan nada melengking, wajah cengengesan dan tangan dilipat didepan dada. Tanya ke pasangan Anda apa yang ia rasakan? Saya jamin dia akan bilang BOHONG!
Kata-kata (Words) yang Cuma 7%, inilah yang biasanya selama ini kita andalkan pada saat kita melakukan pembicaraan dan komunikasi dengan orang lain, sementara 93% lainnya (intonasi suara & postur tubuh) seringkali kita abaikan. Makanya banyak terjadi miscommunication di tempat kerja atau dirumah.

Kata-kata pada saat berkomunikasi diproses oleh otak sadar** sedangkan Nada dan Postur Tubuh diproses oleh otak bawah sadar**. Pada saat otak bawah sadar merasa tidak nyaman, maka dia akan menutup pintu komunikasi (secara bawah sadar tentunya) dan tidak mau menerima atau mempercayai lawan bicara. Walaupun pada permukaan teman bicara kita bilang menyetujui pikiran bawah sadar menyatakan sebaliknya.

Membuat Nyaman Lawan Bicara
- Berpakaian rapi dan berdasi saat presentasi di depan bos2 yang berpakaian rapi pula.
- Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
- Sesuaikan nada bicara dengan lawan bicara kita
- Dimana bumi dipijak, disitu langit dijunjung
- Di kandang kambing mengembik, di kandang harimau mengaum
Pernah dapat tips2 seperti diatas ngak? Ternyata ada penjelasan yang mendalam mengapa tip-tip diatas benar dan perlu kita lakukan.

Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa komponen utama yang berpengaruh dalam sebuah komunikasi adalah komponen Pikiran Bawah Sadar. Pikiran ini terutama dipengaruhi oleh Intonasi Suara dan Postur Tubuh. Tugas utama yang harus kita lakukan pada saat berkomunikasi adalah membuat 2 komponen utama ini merasa “nyaman”.

Intonasi Suara
Coba lakukan eksperimen berikut ini:
- Bicara dengan anak kecil (Balita) dengan memakai suara asli Anda
- Bicara dengan anak kecil dengan memakai suara seperti anak kecil
Anda lihat reaksi yang terjadi pada anak kecil tersebut.
Anak kecil akan jauuuh merasa lebih nyaman bicara dengan orang yang suaranya mirip dengan suara mereka.
Hal yang sama berlaku sama secara bawah sadar pada orang dewasa. Mereka akan merasa lebih nyaman bicara dengan orang yang kecepatan bicara, volume bicara dan kata-kata yang dipakai mirip dengan suara mereka sendiri!

Postur Tubuh
Masih ingat dengan Lady Diana? Almarhum mantan istri Pangeran Charles dari Inggris? Putri Diana terkenal dengan kemampuan dia berkomunikasi dengan seluruh lapisan masyarakat.

Salah satu gambar yang paling terkenal adalah saat Lady Di menyalami anak kecil dengan cara jongkok sehingga sejajar dengan anak kecil tersebut. Apa yang bisa kita pelajari dari Lady Di pada saat berkomunikasi? Beliau menyamakan tinggi tubuhnya sehingga anak kecil tersebut merasa nyaman untuk berkomunikasi.

Ada cara gampang yang bisa kita lakukan untuk menyamakan postur tubuh, perlakukan diri kita sebagai cermin dari postur tubuh teman bicara kita. Apabila yang bersangkutan kaki bersilang, anda juga menyilangkan kaki, badan bersandar ke kursi anda melakukan hal yang sama dan seterusnya. Namun harus diingat bahwa teknik mirroring ini harus dilakukan dengan halus agar teman bicara tidak merasa di contek (mimikri). Mimikri akan berakibat sebaliknya, yaitu menimbulkan perasaan tidak nyaman.

Sekali lagi tujuan dari menyamakan postur ini adalah agar teman bicara merasa nyaman, khususnya pikiran bawah sadar sehingga apa yang kita inginkan langsung bisa masuk ke pikiran bawah sadar mereka tanpa harus menabrak tembok.

Tips Komunikasi Efektif
Dibawah ini tips2 sederhana yang bisa kita lakukan pada saat berkomunikasi dengan orang lain agar apa tujuan komunikasi bisa tercapai:
1. Kalau sempat atur tampilan kita (baju, aksesoris dll) agar mirip atau tidak mencolok dibandingkan dengan teman bicara atau lingkungan dimana kita bicara. Contoh: akan aneh sekali melihat orang pakai jas rapi di pabrik dan sebaliknya orang pakai baju lapangan warna orange safety pada seminar disebuah Hotel.
2. Atur suara Anda agar kecepatan, volume dan kualitas mirip dengan teman bicara. Bicara lambat pada orang yang bicara lambat dan bicara cepat dengan orang yang cenderung bicara cepat. Samakan juga volume dan kualitas suara.
3. Kenali kata2 yang sering dipakai oleh teman bicara, pakai kata2 mereka dalam kalimat2 Anda. Misal Anda bicara dengan orang Sunda, pakai satu dua kata Sunda dalam kalimat Anda dll.
4. Perhatikan postur tubuh mulai dari posisi tangan, posisi kaki, cara duduk dll. Sama postur Anda dengan teman bicara secara halus (tidak mencolok).
5. Kerjakan dan sesuaikan langkah 1–4 sepanjang pembicaran berlangsung.


Selamat Mencoba!

Saya ingin mendengar komentar Anda sesudah mencoba teknik komunikasi diatas.

Saya Tunggu.


Eko Utomo
CCR Narogong
End of February 2008

*NLP: Neuro Linguistic Programming.
Ilmu yang mempelajari bagaimana agar manusia bisa memaksimalkan potensi diri.

* * Otak sadar: Conscious Mind

** Otak bawah sadar: Unconscious Mind

Ayam Goreng untuk Suami Tercinta

Ayam Goreng untuk Suami tercinta!
Suatu Metapor* tentang komunikasi.


"Self-expression must pass into communication for its fulfillment”. Pearl Buck

Pasangan Bahagia
Tersebutlah suatu kisah sepasang suami istri**. Mereka sudah menikah selama 10 tahun. Pernikahan cukup panjang ini selalui diwarnai dengan hari-hari indah. Pengertian, kesabaran dan kasih sayang menjadi warna dalam kehidupan berkeluarga.

Sang Suami begitu mengasihi sang Istri, demikian juga sebaliknya sang Istri mengasihi sang Suami dengan sepenuh hati. Setiap hari yang mereka lakukan dan kerjakan adalah bagaimana caranya agar pasangan mereka bisa lebih berbahagia dan bersukacita dengan apa yang mereka lakukan.

Sang Istri senang memasak, setiap hari dia memasakkan dan menyediakan makanan kesukaan suaminya yaitu Ayam Goreng. Menu Ayam Goreng tidak pernah tidak ada di meja makan setiap malamnya

Ayam Goreng
Pada suatu ketika, sang Suami jatuh sakit. Kali ini sakit yang diderita begitu berat sehingga yang bisa dilakukan oleh sang suami hanyalah tidur di pembaringan tanpa bisa melakukan apapun.

Seperti biasa sang Istri dengan penuh setia melayani Suaminya dengan penuh kasih sayang. Malam itu, seperti biasa sang Istri datang dari dapur dengan membawakan menu Ayam Goreng untuk disantap suami.

“Istriku, sebelum kita mulai makan malam ini, aku ingin membicarakan suatu hal penting”. Suami membuka pembicaraan saat makan malam akan dimulai. “Suamiku yang tercinta, gerangan apakah yang hendak engkau sampaikan kepadaku?” sahut istrinya dengan penuh kasih sambil tak lupa membenarkan bantal sandaran Suaminya yang sedikit miring.

“Istriku, ini adalah rahasia yang aku simpan selama 10 tahun perkawinan kita, aku harap engkau tidak menjadi marah karena aku mengungkapkan hal ini kepadamu”. Sedikit kaget sang Istri mendengar apa yang diucapkan Suaminya. Hal penting apa yang disembunyikan oleh suaminya 10 tahun ini katanya dalam hati. “Suamiku, engkau tahu aku bukan?, 10 tahun ini semua yang aku lakukan hanyalah ingin membahagiakan dirimu, tidak lebih dan tidak kurang”.

“Istriku, sebenarnya aku tidak suka makan AYAM GORENG!”. Sang Istri yang mendengarkan perkataan Suami tersebut membelalakkan matanya saking terkejutnya. “Suamiku, engkau tidak suka ayam goreng? Selama 10 tahun aku melihat dirimu melahap dengan antusias semua ayam goreng yang aku hidangkan padamu”.

“Istriku, aku makan semua ayam goreng yang engkau hidangkan karena aku sangat menyayanimu, aku tidak ingin membuat engkau kecewa”. Demi mendengar perkataan sang Suami, si Istri menangis terharu. “Suamiku, aku juga ingin mengatakan suatu rahasia kepadamu, bahwa sesungguhnya aku bosan memasak ayam goreng setiap malam selama 10 tahun ini. Aku menghidangkannya kepadamu karena aku melihat Engkau makan dengan penuh semangat dan aku juga tidak mau mengecewakanmu!”
Mendengar perkataan tersebut, sang Suami memeluk istrinya dengan erat, seakan hendak membawanya ke lubuk hatinya yang paling dalam. “Istriku, terimakasih untuk cintamu dan kesetiaanmu padaku, kiranya peristiwa ini membuka mata kita berdua walau kita saling menyayangi, kita tetap butuh terbuka satu dengan yang lain”.

Dan mereka hidup lebih berbahagia puluhan tahun berikutnya sampai Tuhan memanggil.

Eko Jatmiko Utomo
Sidney Australia
12 February 2008

*Metapor
Secara populer Metapor adalah cerita simbolik yang mempunyai makna dibalik ceritanya.

**
Cerita ini aslinya saya baca dari suatu koran (maaf berhubung sudah lama sekali saya lupa nama koran/majalah tersebut). Saya mengembangkan beberapa bagian dari cerita tersebut agar sesuai dengan kaidah Metapor Design – Obstacle – Resource – Achieve.
Metapor ini saya bawakan di Training Practice 1 sebagai metapor ke-4 pada saat saya menjalani NLP’s Trainer Training di Sydney.

Sydney - Harga Rupiah & Pejalan Kaki

Jam Karet bin Oz
Yang namanya jam karet itu kata orang merupakan produk asli dari bangsa Indonesia. Meeting jam 9 pagi, baru bisa dimulai jam 9.15, ngak tanggung-tanggung, yang membuat terlambat tidak hanya mereka yang menjadi undangan, pengundangnya sendiri juga sering datang.

Kenapa hal sepele seperti ini susah di perbaiki? susah banget mas, sebagian orang, dengan sengaja memperlambat diri untuk hadir terlambat. Alasan mereka daripada nunggu orang yang datang terlambat, mereka dengan sengaja melambatkan diri.Jadilah lingkaran setan jam karet yang tiada berkesudahan.

Kalau Iwan Fals lebih dari 20 tahun yang lalu berdendang "kereta terlambat sudah biasa....." jaman sekarang mah lebih hebat lagi, pesawat2 terbang juga sudah ketularan untuk lebih sering cancel. Duluuuuu sekali, pernah almarhum Sempati Air membuat Komunikasi Pemasaran yang menarik dengan memberikan Voucher kepada konsumennya yang dirugikan karena pesawat terlambat. Apa yang terjadi? Pada akhirnya ngak kuat bayar voucher dan kebijakan ini dicabut.

Siang itu, HP bergetar memberitahukan saya kalau ada sms masuk, dari Nurul ternyata..........”ada info dari Qantas, pesawat ditunda 2 jam”. Disatu sisi saya heran, wah penyakit jam karet Indonesia menyebrangi Samudra Indonesia ke benua Australia ternyata.

Singkat kata, malam itu saya berangkat ke Bandara lebih lambat 2 jam. Agak kemrungsung sebenarnya waktu ke bandara, pak Anwar Sanusi yang jadi teman training dikerjain waktu pesan Taxi Blue Bird sehingga sampai kerumah agak terlambat. Sudah terlambat, ditambah kami harus menerima kenyataan kalau ternyata Supir Taxi yang membawa kami ke Bandara SKH lulusan sekolah nyetir Metromini. Nyetirnya ndut-ndutan, sok ngebut tapi main rem dan kopling sembarangan. Jadi begitu sampai ke Bandara, saya setengah pucat dan mabuk.

Dasar nasib lagi sial, di Notice Board ada pengumuman bahwa Qantas jurusan Sydney diundur lagi. Virus jam karetnya sudah parah nih.....seharusnya berangkat jam 11 malam malah diundur lagi jadi jam 1 pagi! Total dari jadwal awal mundur 4 jam!

Kesan PertamaTurun dari pesawat, kami berdua sempat ketar-ketir. Pesawat datang terlambat 4 jam dari jadwal, sementara kami berdua baru pertamakalinya menapakkan kaki di Sydney, takutnya ngak dijemput. Ada sih taksi.....Cuma pengalaman dikerjain supir taksi di Kuala Lumpur tahun lalu jadi akar pahit kami.

Lolos dari imigrasi, kami mendorong koper ke pintu keluar. Ada orang bule dengan baju jas rapi memegang karton bertuliskan “Eko Uto”. Gembira juga saya dan pak Anwar, ternyata ada yang jemput, kesalahan penulisan nama sangat bisa dimaafkan.

Kami di bawa ke tempat parkiran dan dipersilahkan masuk ke Taxi yang berupa sedan merek Holden keluaran terbaru, mau tahu ccnya? 6000 cc bok! Ini sedan dengan tenaga Truk. Nyaman sih, cuma jelas ngak nyaman kalau dipakai di Jakarta, Kia Carrens 1800 cc aja sudah buat kantong kempes apalagi Holden 6000 cc.

Disepanjang perjalanan, sopir bule pakai jas(mungkin harusnya kami berdua yang kucel2 ini yang nyetir he he he) banyak ngobrol dengan kami berdua, tentang cuaca(orang Oz, paling senang bicara cuaca) atau tentang bangunan2 yang kami lewati.

Have you ever been Indonesia? Iseng aja saya tanya, no…..I never been Indonesia but I visited Bali last year! Dasar bule katrok, dikiranya Bali negara tetangganya Indonesia kali he he he he………..tambah lagi komentarnya It’s cheap everthing in Bali yeah? Jawaban saya, I think Bali is one of the most expensive city in Indonesia, just like Jakarta.

Coca Cola, Laundry & RokokNgomong2 tentang mahal, sore itu saya dan pak Anwar sempat jalan2 (pakai kaki) disekitar hotel Rydes yang kami tinggali. Lumayan juga dapat mengitari beberapa blok dan cukup membuat pegal kami berdua.

Ditengah jalan pulang kembali ke hotel, mampir dulu ke toko swalayan jaringan Seven Eleven beli roti dan minuman. Begitu ke kasir kami baru sadar kalau satu kaleng coca cola yang di Jakarta seharga Rp. 3.500 ternyata di Oz harganya hampir sepulah kali lipat! Alamak…………nasibnya kalau mata uang rupiah kalahan.

Hari ketiga, malam itu kami baru saja kembali ke Hotel selesai Training yang melelahkan, meja di kamar hotel setumpuk cucian dari Laundry ternyata sudah dikembalikan, senang juga sih soalnya stok baju sudah menipis, tapi yang membuat kami kaget setengah mati adalah angka yang tertera di bon laundry, coba tebak berapa? Aus $100, kalau dirupiahkan Rp. 900.000! jumlah yang bikin kami berdua melotot. Waktu kami periksa kembali, 1 kolor yang saya beli kemarin di Cibubur seharga 15 rb, biaya laundrynya 2x lipat dari harga beli sebesar 30 rb! Untung saja hari ini kami dapat jalan keluar, di dekat hotel ada jasa Laundry yang jauh lebih murah. Walau agak repot, itung2 ngirit bantu perusahaan yang sudah mau invest untuk mengirimkan kami training ke Oz.

Pak Anwar ini saudaraan sama kereta api, kalau ngak percaya lihat aja sendiri, tiap hari asap pasti ngepul terus he he he he..... lha namanya perokok itu kan senang coba2, nah isenglah beliau beli rokok sebungkus di supermarket, bayar di kasir baru nyahok kalau harganya dirupiahkan Rp.100.000, kapooooook katanya. Untung bawa 2 slop dari Jakarta, kalau ngak bawa bakalan basah tempat tidur karena pak Anwar ngiler ngak dapat rokok!

Nyebrang JalanDi tanah Oz ini ada satu perilaku yang ngak bakalan laku di Jakarta. Daerah2 yang ada zebra cross namun tidak ada traffict light, para pengemudi mobil benar2 mendahulukan kepentingan penyeberang. Semua pasti berhenti saat melihat ada pejalan kaki yang mau menyeberang. Ada kejadian yang menggelikan terjadi, mindset Jakarta kami bawa ke Sydney, saat mau menyebrang kami serba ragu, namun yang terjadi malah mobil2 pada berhenti untuk menunggu kami menyebarang.

Moga2 saja kalau saya pulang ke Jakarta mindset baru ini tidak saya andalkan kalau lagi menyeberang jalan. Lha wong lawannya Angkot dan Metromini Jakarta je he he he.


Eko Utomo
Sidney Australia
7 February 2008

Personal Approach Vs Task Approach

Orang dulu atau Tugas dulu?: Personal Approach Vs Task Approach
"Kalau urusan pribadi mereka percaya pada kita, urusan pekerjaan pasti bukan masalah”. Wongkla

Bontang 2000Pada suatu malam di awal tahun 2000, ditengah hutan Kalimantan saya sedang duduk santai di depan TV menonton film disalah satu saluran TV kabel yang disediakan oleh pihak perusahaan sebagai fasilitas hiburan untuk para karyawan yang tinggal di mess.

Saya bisa membayangkan kalau tidak ada saluran TV bagaimana bosannya para karyawan yang harus bekerja selama 12 minggu berturut2 sebelum mendapatkan jatah cuti 2 minggu pulang ke kampung halaman di pulau Jawa.

Jam menunjukkan pukul 7 malam saat HT dimeja saya berbunyi, sigap saya ambil dan melakukan komunikasi dengan pemanggil. Teryata salah satu foreman yang sedang bertugas dilapangan. Foreman produksi ini menginformasikan, bahwa tidak ada orang yang bekerja di dispatch memantau perkembangan produksi batubara yang diproduksi ditambang.

Saat itu saya bertugas sebagai Supervisor yang membawahi section di Engineering yang bernama Project Control. Salah satu tugas adalah menjalankan fungsi dispatch untuk memantau volume produksi baik overburden(tanah penutup) maupun batubara di lapangan. Data kompilasi tersebut bisa diakses oleh seluruh pihak, baik lewat komputer maupun lewat telpon atau radio kepada crew yang sedang bertugas di dispatch. Setiap jam crew akan meminta data produksi kepada para operator loader (Backhoe maupun Shovel) dari lapangan.

Mendengar berita bahwa crew yang bertugas pada shift malam itu tidak hadir, saya sebagai Supervisor langsung naik darah. Kurang ajar ini anak, tadi pagi dia tidak bilang apa-apa, kenapa malam ini tiba2 tidak masuk. Dasar bandel dan ngak bisa diatur, awas besok saya akan marahi dia dan kalau perlu akan saya berikan sangsi. Kalimat2 amarah berjubel di dalam kepala saya.

Sambil ngomel, saya membayangkan bahwa saya besok pagi2 harus datang ke kantor dispatch untuk mengejar laporan yang belum masuk. Sebab pada jam 7 pagi data produksi tersebut akan dipakai oleh Project Manager untuk mengevaluasi kinerja sehari sebelumnya.

HT dimeja sengaja tetap saya hidupkan, khusus untuk berjaga2 kalau2 ada hal yang harus saya lakukan sehubungan dengan absennya crew Dispatch. "Shovel 1 monitor, shovel 1 monitor", saya terlonjak dari tempat tidur saat mendengar suara dari HT tersebut, ternyata si Bandel ini masuk kerja, kata saya dalam hati sambil melirik jam di dinding yang sudah menunjukkan jam 10 malam.

Siap saya raih HT dan kontak ke Badrun, crew dispatch tersebut. Begitu panggilan saya di sambut oleh Badrun, tanpa babibu saya menumpahkan kekesalan saya di HT. “Kamu kok bodoh banget sih? Kalau memang tidak masuk kerja atau datang terlambat bilang pada saya! Supaya saya bisa menyiapkan pengganti kamu”. HT membisu beberapa waktu, dan baru beberapa saat kemudian terdengar jawaban lirih “iya boss”.

Pagi harinya, masih dengan perasaan marah saya datang ke kantor dan ketemu dengan Badrun. Kata2 pertama yang keluar dari mulut adalah “Badrun, kamu kalau kerja yang benar dong!”. Dengan ekspresi tidak kalah garangnya Badrun menjawab, “Emang pak Eko tahu tentang alasan saya datang terlambat? Bapak telah mempermalukan saya di seluruh Tambang dengan memarahi saya di HT yang didengar oleh semua karyawan!”.

Seiring dengan berlalunya kalimat yang dia lontarkan sambil setengah berteriak, Badrun berjalan keluar meninggalkan saya yang berdiri mematung tanpa bisa berkata-kata.

Sejak saat itu, sampai saya meninggalkan Bontang, hubungan saya dan Badrun menjadi dingin dan tidak pernah bisa pulih lagi.

Tembagapura 2003"Pak Eko, saya mau minta saran pak". Kata seorang karyawan lulusan GDP (Graduate Development Program) PTFI, saat yang bersangkutan baru saja duduk di kursi didepan saya. "Apa yang bisa aku bantu?" Kata saya. "Ini pak, saya minta pendapat saya tentang A, dia beberapa waktu yang lalu melamar saya. Saya tahu bapak cukup kenal dengan yang bersangkutan".

Saat itu saya merupakan Section Head di Scholarship & GDP disalah satu dept. di PTFI. Hampir semua GDP merupakan fresh graduate dan mereka yang masih “hijau” ini baru saja lepas dari hangatnya suasana perkuliahan di kota besar langsung ditempatkan di pucuk gunung di Papua. Dingin (betulan dingin lho, 10 C bok.....kalau ngak percaya silahkan datang kesana) dan jauh dari mana-mana.

Sebagai Koordinator program, saya mencoba menempatkan diri sebagai kakak bagi mereka. Saya berfikir bahwa mereka pasti membutuhkan keluarga yang bisa menjadi tempat sandaran dan teman diskusi masalah apapun didunia yang asing dan baru ini. Jadi pertanyaan yang dilontarkan salah satu eks peserta program GDP tersebut tidak mengagetkan. Banyak dari mereka yang curhat urusan pribadi.

Bisa dibilang para peserta program GDP menerima peran ganda yang saya bawakan, ya Koordinator ya saudara tua. Imbal balik tidak langsungnya adalah, urusan tugas, program dan pekerjaan yang berkaitan dengan program GDP mereka jalankan dengan senang hati. Termasuk untuk mengikuti program English Club 2x dalam seminggu pada malam hari dan juga Saturday Presentation 2 mingguan pada hari sabtu tanpa lembur dan mengurangi waktu istirahat mereka!

Personal Approach & Task Approach
Seorang atasan yang melakukan pendekatan Task Approach akan mengedepankan tugas dan pekerjaan saat berinteraksi dengan anak buah. Atasan dengan pendekatan seperti ini dapat dikenali saat ybs. ketemu dengan anakbuahnya yang keluar dari mulutnya adalah “Gimana, pekerjaan yang kemarin sudah selesai belum”. Dia akan datang ke kita saat ada pekerjaan baru atau mengecek pekerjaan lama yang belum selesai.

Seorang atasan dengan gaya pendekatan pribadi (Personal Approach) dapat dikenali dengan kalimat yang dia ucapkan kalau ketemu dengan anak buah. "bagaimana kabar anakmu si Andi? Diterima di SD mana?”. Seringkali atasan ini akan datang kepada kita dengan mengajak kita berbicara hal pribadi sebelum bicara masalah pekerjaan. Bahkan seringkali di saat makan siang sering nimbrung dalam pembicaraan yang sedang berlangsung. Topik pembicaraan yang berlangsung ini sering tidak ada kaitannya dengan pekerjaan, namun berkisar mengenai kehidupan sehari-hari.


Pilih Mana?Dari pengalaman saya pribadi diatas, hubungan saya dengan Badrun yang rusak karena saya menempatkan tugas diatas pribadi mengajarkan pada saya bahwa performance di section saya tidak bisa maksimal karena pendekatan yang saya lakukan.

Dilain pihak, sebagai koordinator GDP semua tugas dan pekerjaan beres dan berjalan dengan baik karena hubungan pribadi saya baik dengan para GDP. Orang Klaten akan bilang seperti ini, lha wong urusan pribadi saja, sampeyan dipercaya kok, apalagi urusan kerjaan. Pasti akan dikerjakan dengan senang hati.

Dari kacamata saya sebagai observer di pabrik kita tercinta ini, kedua pendekatan ini mempunyai fansnya masing2. Ada yang senang dengan gaya Personal Approach, namun jauh lebih banyak lagi yang suka dengan gaya Task Approach. Dan yang luarbiasa, efek yang terjadi mirip sekali dengan apa yang saya alami sekian tahun yang lalu tersebut.

Nah para Leader, Supervisor dan Manager, Anda mau memilih pendekatan yang mana yang akan Anda terapkan kepada anakbuah Anda?

Eko Utomo
Sydney Australia
February 2008

TipsLangkah Awal membangun Personal Approach
1. Ketahui Asal dan sekolah anakbuah Anda
2. Ketahui Hobi mereka
3. Pengalaman kerja mereka
4. Asal Istri dan dimana mereka ketemu
5. Ketahui jumlah anak (dan istri kalau perlu) dari masing2 anakbuah Anda.
6. Umur dan sekolah dari anak2 mereka
7. Prestasi anak2 tersebut
8. Teruskan sendiri

Job Description: Madu atau Racun?

"Big jobs usually go to the men who prove their ability to outgrow small ones."
-Ralph Waldo Emerson,


Diskusi kecil pada suatu hari kerja

Manager : pak Badu apa kabar?

Badu : Baik pak Manager, ada apa ya pak? Ngak biasanya saya dipanggil.

Manager : Begini pak Badu, bulan depan ini management ingin menjalankan proyek perbaikan efisiensi kerja yang akan dijalankan di 3 area, yaitu Quarry, Raw Mill, dan Lab. Saya melihat bahwa pak Badu mempunyai kemampuan untuk memimpin team ini. Saya minta pak Badu untuk memimpin tim lintas departemen ini.

Badu : Maaf pak Manager, saat ini saya sedang sibuk dengan pekerjaan saya di Raw Mill, saya kuatir kalau konsentrasi saya terpecah dengan pekerjaan lain, pekerjaan utama saya akan menjadi terbengkalai. Selain itu pekerjaan tersebut tidak ada dalam job description saya!

Selang satu hari dari pembicaran diatas, terjadi pembicaraan lain antara pak Manager dan anak buah yang lain, yaitu Agung yang juga merupakan Superintendent RawMill.

Manager : pak Agung, apa kabar?

Agung : baik sekali pak Manager, apa yang bisa saya bantu?

Manager: begini pak Agung, management menginginkan kualitas limestone kita lebih stabil dalam hal volume persediaan dan juga kualitasnya. Menurut saya hal tersebut hanya bisa diatasi apabila 3 dept. Yaitu Produksi Rawmill, Quarry dan Technical khususnya lab, duduk bersama dan membentuk task force. Saya minta pak Agung bersedia untuk mewakili produksi dan memimpin tim ini.

Agung : Wah, ini merupakan kehormatan bagi saya pak Manager. Saya bersedia dan dengan senang hati menerima tugas ini.

Job DescriptionJob Description/daftar paparan kerja, dari namanya kita bisa menebak bahwa mahluk ini adalah penjelasan tentang pekerjaan apa saja yang harus dilakukan oleh seseorang yang menduduki posisi tertentu. Gampangnya gawean opo bae (pekerjaan apa saja) yang harus dikerjakan.

Jobdes, tentu saja sangat diperlukan dalam sistem kerja modern. Semakin besar organisasi kebutuhan akan jobdes semakin kuat. Tanpa adanya jobdes maka sistem kerja menjadi acakkadut dan saling tumpang tindih. Suatu pekerjaan bisa dikerjakan oleh 2 orang atau lebih(rework) dan seringkali dalam banyak kasus ada pekerjaan yang tidak ada orang yang mengerjakan! Semua orang berharap dan berfikir orang lain yang mengerjakan.

Dengan adanya jobdes maka semua orang menjadi jelas apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Performance Management juga akan berjalan dengan baik karena ada alat ukur yang jelas terhadap kinerja seorang karyawan.

Body Builder dan Baju Barunya
Kehidupan karir seseorang mirip dengan seseorang yang sedang berlatih menjadi binaragawan, setahap demi setahap dia membentuk tubuhnya manjadi lebih baik dan berotot. Semakin tinggi level pembentukan tubuh yang dicapai, badan makin besar dan ukuran baju juga makin besar.

Anak laki2 saya Jason (umur 3 th) suka memakai baju yang kedomboran (ukuran jauh lebih besar dari badannya). Mungkin dia rasakan baju yang besar nyaman dipakai dan memudahkan dirinya untuk lari kesana kemari.

Baju kedomboran wajar dan ditolerir untuk anak kecil, Anda pernah lihat ngak orang dewasa yang pakai baju kedomboran? Saya jamin pasti terlihat ngak enak dimata. Ngak keren gitu lho.........

Orang dewasa yang pakai baju kedomboran sama dengan seorang karyawan yang kompetensinya lebih kecil dari posisi yang ditempati atau kinerja yang diharapkan oleh perusahaan sesuai dengan job diskripsinya.

Madu atau Racun?Siapa diantara sidang pembaca yang pernah mendapatkan jawaban seperti Badu di atas? "Itu bukan jobdes saya pak" Atau bahkan kita sendiri yang melontarkan jawaban tersebut.

Untuk naik ke jenjang karir berikutnya dibutuhkan pengembangan kompetensi yang kita miliki. Pengembangan kompetensi tersebut biasanya mengarah pada kompetensi yang harus dikuasai oleh level diatas kita*. Nah, yang menjadi masalah adalah tentu saja pekerjaan2 satu level diatas TIDAK ADA dalam JOB DES kita!

Jadi pada saat kita menolak pekerjaan yang tidak ada dalam jobdes sebenarnya mirip dengan binaragawan yang tidak mau berlatih di fitness center untuk membesarkan ototnya. Yang bersangkutan meracuni mindsetnya sehingga pribadinya menjadi tidak berkembang.

Dilain pihak, seseorang yang menerima pekerjaan di luar jobdes (khususnya pekerjaan level diatasnya) mirip dengan orang yang sedang melatih tubuhnya. Layaknya seseorang yang memberikan madu kepada pikiran dan tubuhnya untuk tumbuh dan makin kokoh.

Atau dalam kata lain seseorang yang mendapatkan “kepercayaan” untuk mengerjakan tambahan pekerjaan diluar jobdes sebenarnya patut bikin kondangan sukuran! Kepercayaan tadi menandakan Anda dipercaya oleh orang, plus bisa jadi ajang latihan untuk mendapatkan ketrampilan baru.

Creating Opportunity.Pada suatu kesempatan diskusi, ada pertanyaan menarik berkaitan dengan kesempatan memperoleh (delegasi) pekerjaan dari atasan “boss saya tidak pernah memberikan delegasi pekerjaannya ke saya pak!”.

Hmml.........kedengaran seperti sikap effect**kan? Menurut Anda, tindakan apa yang bisa kita lakukan yang lebih bersikap Cause dalam kasus ini?

Setuju, tindakan pertama yang mungkin dilakukan adalah minta delegasi pekerjaan langsung ke atasan! Saya jadi ingat dengan salah satu kalimat sakti yang sering dilontarkan oleh seorang Cause sejati “Ada yang bisa saya bantu?”.

Kalau atasan menolak? Inilah kesempatan terbaik Anda untuk mendapatkan feedback yang jujur dari atasan. Jika alasannya karena karena Anda belum perform pada jobdes sekarang, bukankah ini bisa menjadi kesempatan yang baik untuk memperbaiki diri langsung dari orang yang akan menentukan nilai dialoque?

Satu hal yang saya yakini, boss (yang baik tentunya) akan sangat senang dirinya dibantu oleh seorang anak buah yang proaktif dan kompeten.

Kedua jika masih ngak dipercaya juga? Well, buaaanyak banget lho rekan kerja2 lain yang butuh bantuan kita. Sekali tabok 2 lalat kena, bantu teman dan memperoleh kesempatan mengembangkan kemampuan plus suatu langkah cantik untuk melakukan personal branding sebagai orang yang ringan tangan (bukan panjang tangan lho!)

Pada Suatu MasaPada suatu ketika ada baju yang ditinggalkan pemilik sebelumnya, siapa yang akan mendapatkan warisan baju tersebut? Orang yang minum racun dengan tubuh kecil, atau orang yang minum madu yang tubuhnya berkembang dan pas dengan baju tersebut?

Jadi, Anda mau jadikan JOBDES sebagai MADU atau RACUN?

Eko Utomo
CCR Narogong
Medio Akhir Januari 2008

* Pada NSDP workshop Oktober 2007, saya memberikan tips pada para peserta untuk bisa mengalokasikan waktu kurang lebih 30% dari total waktu yang ada untuk mengerjakan pekerjaan2 level diatas kita.

** Effect (akibat) adalah suatu sikap yang dipegang oleh seseorang yang menempatkan dirinya sendiri sebagai akibat dari tindakan dari luar (atasan, perusahaan, lingkungan, keluarga, teman dll). Lihat artikel selayang pandang minggu lalu.

Indonesia, Cina & Vietnam

Indonesia, Cina, Vietnam & Human Development.

Kualitas SDM Indonesia RendahSUKABUMI, (PR).-Kualitas sumber daya manusia Indonesia saat ini berada pada peringkat ke-109 dari 174 negara di dunia. Sementara itu, Singapura, Malaysia, Brunei, dan Thaliland masing-masing berada pada peringkat ke-41 sampai 44. Posisi negara kita bahkan di bawah Vietnam yang baru bangkit karena tekanan tentara Amerika Serikat. (Pikiran Rakyat, 3 Januari 2004)

“Belum lama saya ketemu GM Regional untuk Nokia, ia mengatakan bahwa vacancy itu sebenarnya banyak! Namun untuk memperoleh orang Indonesia yang memiliki leadership tinggi sangat sulit,” ungkap Mariko. Menurut dia, kebiasaan dalam keluarga, juga dalam pendidikan, ikut membentuk karakter SDM Indonesia yang seperti itu. “Kita terbiasa disuruh. Kalau disuruh kita bisa, tapi untuk memimpin atau mengambil inisiatif melakukan sesuatu yang baru, sulit sekali diharapkan dari SDM kita,” kata dia (wawancara dengan Mariko Yoshihara, Managing Director PT JAC Indonesia – recruitment company)

Demikian pula dalam indeks pembangunan manusia HDI, Indonesia masih menempati peringkat 111 dari 175 negara di dunia. Posisi ini jauh di bawah negara tetangga Malaysia (76) dan Filipina (98). (wordpress.com)

20 tahun yang lalu.
Mari bersama-sama back to the past dengan masuk ke mesin waktu ala Michael J Fox dan mundur 20 tahun yang lalu, tepatnya di pertengahan tahun 80an. Jakarta riuh rendah dengan pembangunan gedung bertingkat, konglomerasi makin menggurita di Indonesia. Bandara termegah di Asia Tenggara (saat itu) sedang dibangun di utara kota jakarta yaitu bandara Sukarno Hatta.

Apa yang ada dalam bayangan kita tentang Cina saat itu? Sebuah negara komunis raksasa yang hanya mempunyai segelintir mobil dan sepeda adalah penguasa jalan raya. Negara yang miskin yang sedang pusing untuk bisa memberikan makan kepada hampir 1 milyar penduduknya.
Vietnam? Negara apaan tuh? Puing-puing bekas perang belum selesai dibersihkan, petani miskin dengan caping di kepala dan baju hitam lusuh menggayut di batang otak memori kita. Ngak lebih ngak kurang, hanya salah satu negara terbelakang jauuuuh dibandingkan dengan Indonesia. Ngak level kata orang Jakarta.

Milenium ke-3
Coba anda ke Cina sekarang, atau kalau terlalu mahal untuk beli tiket pesawat kesana, cukup baca koran dan majalah tentang Cina. Cina merupakan raksasa ekonomi baru yang semakin ditakuti oleh pemain nomer satu dunia yaitu Amerika, Dalam skala ekonomi Cina bahkan sudah masuk dalam 4 besar dunia. Jalan toll di Cina puluhan kali lebih panjang dari jalan toll di Indonesia, suatu hal yang terbalik 20 tahun yang lalu. Dan yang jelas, barang2 produksi Cina menjajah negeri kita sekarang.

Vietnam? Negara yang masih berbau mesiu ini sekarang sudah banyak menyalib Indonesia diberbagai bidang, Vietnam telah menyabot Indonesia dalam tujuan investasi. Dan yang pasti Kesebelasan Vietnam menjadi momok besar Indonesia saat tanding di kancah regional!

Apa yang salah?Kalau pertanyaan itu dilontarkan ke anggota DPR kita maka jawabannya bisa sebanyak jumlah anggotanya. Mungkin akan lebih baik kalau kita bertanya ke Ebit G Ade saja, paling tidak Ebit hanya menjawab satu kalimat tanyakan pada rumput yang bergoyang.

Agar lebih fair saya akan coba merujuk pada jawaban salah satu pakar Asing yaitu Michael Porter dari Harvard Univ di Amerika. Porter saat berkunjung ke Indonesia beberapa waktu yang lalu menyatakan bahwa produktivitas rendah dan sistem tenaga kerja yang tidak efisien merupakan penyebab utama kenapa Indonesia tertinggal dalam pacuan pembangunan dengan negara lain.

Mengutip kembali artikel diatas “Kita terbiasa disuruh. Kalau disuruh kita bisa, tapi untuk memimpin atau mengambil inisiatif melakukan sesuatu yang baru, sulit sekali diharapkan dari SDM kita,”

Masalah utama bukan pada hal-hal yang besar seperti modal, teknologi, sistem dlsb namun lebih kepada mau tidak kita sebagai orang Indonesia memacu diri untuk belajar dan maju. Tidak berhenti dan puas dengan apa yang kita miliki sekarang.

Setelah kita tertinggal dari Korea, Taiwan, Singapura, Thailand, Cina dst, apakah kita akan ketinggalan gerbong kemajuan juga dibandingkan dengan Vietnam sekalipun atau kita menunggu kamboja dan Papua Nugini lebih maju lagi?

Apa yang bisa kita lakukan?
Bagi karyawan seperti kita, memberikan ‘lebih dari apa yang dituntut atau diharapkan oleh perusahaan’ sudah merupakan awal yang baik. Tentu kalimat diatas tidak berarti dapat diartikan dengan datang 10 menit lebih awal dan pulang 10 menit lebih lambat.
Dan salah satu hal penting yang bisa kita sumbangkan adalah kemauan kita untuk belajar belajar dan belajar agar kita makin kompeten bisa menjadi anak tangga pertama untuk mengejar Cina dan tidak ketinggalan oleh Vietnam.


Selamat Belajar & Merry X-Mas untuk yang merayakannya.

Eko Utomo
22 Desember 2006

Learning - Never Ending Process

(Belajar tiada henti)

Masih merasa bodoh ni yee?Pertanyaan diatas berulangkali terpancar (untung aja hal tersebut hanya terpancar secara tersirat) saat penulis mengemukakan keinginan untuk mengambil master (S2) dibidang manajemen stratejik. Kelihatannya banyak orang berfikir bahwa setelah selesai sekolah (SMU dan atau S1), kemudian bekerja, proses belajar sudah purna dan dilanjutkan dengan proses bekerja sampai pensiun.

Namun bukankah saat kita bekerja dan kemudian mendapatkan suatu pekerjaan kita perlu belajar untuk menguasai pekerjaan baru? Bukankah hal tersebut juga merupakan proses belajar? Bukankah didalam perusahaan dimana kita bekerja kita juga memerlukan training? Dan training/workshop juga merupakan salah satu metode dalam proses pembelajaran?

Formal & Informal LearningSekolah, training, workshop dll merupakan bentuk2 dari Formal learning dan biasanya akan banyak dilakukan didalam kelas dengan kurikulum, modul, metode pembelajaran sudah di set sedemikian rupa untuk mendapatkan hasil yang baik.

Apa yang kita lakukan dengan coaching, diskusi, sharing dll juga merupakan proses pembelajaran (learning process) dalam bentuk lain yaitu informal learning. Proses pembelajaran informal ini lebih cair bentuknya dan lebih fleksibel dibandingkan dengan proses pembelajaran yang informal. Diskusi, sharing dan lain sebagainya bisa kapan saja kita lakukan saat kita butuh, jelas sangat berbeda dengan pembelajaran formal dimana topik, waktu, tempat bahkan pengajar sudah ditentukan sebelumnya.

Proses mana yang lebih baik? Formal atau Informal? Jawabannya akan sangat relatif, sebagian orang mungkin akan menjawab Formal dan sebagian lagi akan menjawab Informal. Dua-duanya benar karena kedua-duanya memang penting. Masing2 proses belajar mempunyai kekuatan untuk mengembangkan kompetensi kita.

There must be area of improvement! Believe it!Penulis sudah lebih dari 5 tahun menjadi fasilitator topik2 pelatihan yang berkaitan dengan management dan leadership. Selama kurun waktu tersebut pelatihan2 yang bersifat ‘Train the Trainer’ juga sudah sering penulis ikuti sebagai peserta.

Salah satu topik yang sering penulis bawakan adalah topik “Presentation Skill Workshop” baik di Holcim maupun di perusahaan sebelum Holcim. Satu minggu kemarin penulis mengikuti workshop yang Facilitator Skill Workshop (FSW) yang diselenggarakan oleh DDI di Hotel Marriot.

Facilitator Skill dan Presentation Skill seperti bapak dan anak dimana Presentation Skill merupakan salah satu bagian (part of) Fasilitasi. Dengan demikian seharusnya selama satu minggu penulis tidak akan terlalu banyak terkejut dengan materi yang akan diberikan oleh DDI.
Guest What? Ternyata banyak sekali area of improvement yang masih penulis masih bisa lakukan agar bisa menjadi better facilitator!. Banyak sekali hal2 yang selama ini terlewat baik sengaja maupun tidak sengaja yang penulis masih bisa lakukan lebih baik lagi.

Berkaca dari pengalaman diatas, penulis yakin bahwa the sky is the limit! Penulis yang sudah menjadi fasilitator ‘Presentation Skill’ selama 5 tahun masih mendapatkan banyak hal baru dan area2 of improvement agar penulis bisa menjadi lebih baik lagi. Penulis juga yakin bahwa teman-teman leaders pasti juga masih ada area for improvement di bidang pekerjaan sekarang terlepas sudah berapa lama sudah bekerja, untuk bisa menjadi lebih baik. Masalahnya adalah apakah kita mau memanfaatkan kesempatan untuk belajar?

Ciputra and Learning.Penulis baru saja membaca buka yang berjudul “Ciputra Way” karangan dari Andrias Harifa. Buku ini bercerita tentang Ciputra, Maestro properti Indonesia yang telah banyak meningggalkan jejak tangannya di bumi Indonesia. Sebagai contoh adalah Taman Impian Jaya Ancol, Bintara, BSD, Pondok Indah, Citra Raya Surabaya dll. Ada salah satu bagian menarik yang ingin penulis share ke teman-teman leaders.

Pada suatu ketika, Ciputra sedang mengembangkan konsep membangun Mall di kota Solo Jateng. Setelah konsep jadi, Ciputra share konsep tersebut ke Marketing Manager dan Production Manager untuk project tersebut. Secara kepangkatan, kedua manager tersebut posisinya jauh dibawah Ciputra yang merupakan Presdir Holding, mungkin 3 atau 4 tingkat dibawahnya. Apa yang terjadi? Kedua manager mengatakan pada Ciputra bahwa konsep yang dibuat oleh Ciputra kurang bagus!

Ciputra kemudian membentuk team yang terdiri dari kedua manager diatas ditambah oleh konsultan. Selama berbulan2 team ini bekerja keras untuk menyempurnakan konsep yang dibuat oleh Ciputra dan pada akhirnya Ciputra, kedua manager dan seluruh pihak yang terkait happy dengan hasil akhir.

So, apa yang bisa dipelajari dan diambil dari cerita diatas?
1. Ciputra telah membuat lingkungan yang full of Trust! Dimana orang2 diposisi bawah berani dan mau memberikan input kepada atasan bahkan Presdir mereka. Kalau kita terapkan di perusahaan kita sendiri, bisa tidak kita memberikan masukan ke direktur atau Presdir bahwa ada sesuatu yang salah atau perlu diperbaiki?

2. What a good example of KP #3 Ask for Help and Encourage Involvement. Sebagai Presdir, Ciputra mendorong keterlibatan anak buahnya untuk memberikan masukan demi kebaikan bersama. Selain merasa dilibatkan pasti para manager ini juga merasa dihargai KP#1 karena dimintai pendapat oleh Presdirnya secara langsung.

3. KP#5 Support. Ciputra membentuk team dan memberikan support sepenuhnya kepada team untuk melakukan perbaikan konsep dan hasilnya memuaskan segala pihak tanpa perlu mengambil alih tanggung jawabnya dengan melakukannya sendiri.

Lesson LearntSeorang Ciputra, usia 75 tahun, full of Knowledge and Wisdom masih dan selalu melakukan hal2 diatas, mengapa kita tidak??
Ada satu pepatah yang sangat bagus sekali “Mind is like Parachut! It is only works when it is Open” Pikiran seperti parasut, hanya akan bekerja kalau terbuka. Jadi, apakah kita akan membuka pikiran kita untuk kemajuan? It’s up to you guys, Semua ada ditangan Anda.

Eko Utomo
Medio Mid Januari 2007

Memberikan Pujian.

PUJIAN – Kapan Terakhir Kali Kita Berikan?

Pelit Pujian?-“Pak Asep, well done, inisiatif bapak minggu ini untuk melatih anggota team kita dalam hal ‘team work’ sangat membantu meningkatkan kinerja departemen”’. Kapan terakhir kali kita memberikan pujian seperti contoh diatas? Ke anak buah, teman, atasan atau anggota keluarga kita? Well, semoga untuk mencari jawabannya lebih mudah dibandingkan dengan mencari jarum di tumpukan jerami. Atau mencari kapan terakhir kali kita mencemooh atau mencela orang lain, ternyata lebih mudah menemukannya dibandingkan yang pertama.

Budaya kita, budaya Indonesia terlihat sulit untuk memberikan ruang yang cukup bagi pujian. Prestasi, ucapan yang elok dan tindakan yang terpuji dianggap sudah selayaknya dilakukan oleh anakbuah kita (karena digaji), oleh anak dan istri kita (saya, sebagai suami yang memberi nafkah dan makan kepada mereka), oleh teman (memang itu tanggungjawabnya) dll. Budaya memberikan pujian terhadap hal2 yang baik yang tidak eksis ini sudah meminggirkan salah satu kebutuhan manusia yang paling dasar, yaitu: dihargai.

Setiap manusia, baik itu besar dan kecil, tua dan muda, atasan atau bawahan semuanya membutuhkan apa yang dinamakan pujian atau penghargaan yang tulus atas hal baik yang mereka lakukan. Pernah tidak kita merasa uring-uringan sendiri saat kita melaporkan pekerjaan hebat yang sudah kita laporkan, namun atasan hanya menanggapinya dengan acuh? Perasaan yang sama pasti akan dirasakan juga oleh orang lain terhadap kita saat kita tidak melakukan hal yang sama ke mereka.

Buat apa Pujian?
Buat apa sih pujian? Pertanyaan yang bagus dan wajar, kalau memang tidak ada fungsinya ya buat apa kita lakukan. Coba kita gali lebih dalam dengan contoh dibawah ini. Pujian secara umum kita bagi menjadi 2*:
- Maintain self esteem (menjaga harga diri)
- Enhance self Esteem (meningkatkan harga diri)

Pujian atau ungkapan yang pertama –menjaga harga diri- kita tujukan kepada mereka yang belum bisa atau gagal melakukan sesuatu sebagaimana mestinya. Kita perlu menjaga harga diri mereka, sebab saya yakin bahwa tanpa dijatuhkanpun mereka sebenarnya sudah sangat menyadari bahwa mereka gagal dan tidak perform. Coba kita tempatkan diri kita dikasus dibawah ini.

- Kita mendapatkan tugas dari atasan untuk mengerjakan suatu proyek dengan deadline 2 minggu. Pada saat hari H ternyata proyek tersebut belum selesai dan baru tercapai 70%. Nah kalimat manakah dibawah ini yang ingin kita dengar dari boss kita:
a. ‘You lazy, masak proyek seperti ini aja ngak bisa loe kerjakan tepat waktu?’. Atau
b. ‘Pak Anda, terimakasih untuk usahanya yang keras dalam mengerjakan proyek ini, namun proyek ini masih ketinggalan 30% dari deadline, apa yang bisa kita lakukan untuk menyelesaikannya lebih cepat?’.

Kalimat pertama diatas jelas akan membuat harga diri kita yang menerima akan jatuh! Dan akibatnya usaha kita untuk melakukan perbaikan terhambat karena kita merasa bahwa hukuman sudah dijatuhkan yaitu ungkapan menjatuhkan diatas. Sedangkan kalimat kedua, kita menjaga harga diri orang itu agar tidak jatuh sehingga pintu untuk menuju perbaikan masih terbuka.

Bayangkan kalau kalimat pertama diatas kita layangkan ke operator dump truk di Quarry, untung kalau cuma ngambek, kalau ngejar kita dengan membawa truk DT777 bagaimana? (pernah terjadi di perusahaan lain).

Pujian yang bersifat meningkatkan harga diri bertujuan agar orang tersebut merasa dihargai dan mau melakukan/mengulangi hal yang sama dilain kesempatan.
Coba kita tempatkan diri kita pada situasi dibawah ini.
- Pak Sircon merupakan TL drilling di Quarry. Jobdes utamanya adalah melakukan pemboran dan peledakan material ditambang. Pada suatu kesempatan pak Sircon dengan baik sekali merancang pola peledakan sehingga hasil peledakan fragmentasi materinya bagus sekali sehingga memudahkan untuk diangkut ke crusher dan juga membuat area tambang menjadi rapi.

Dibawah ini adalah 2 komentar yang berbeda dari atasan pak Sircon:
a. ’Sircon, harusnya dari dulu2 kalau membuat peledakan hasilnya harus seperti ini, sehingga teman2mu di loading dan hauling tidak mengalami kesulitan dan saya tidak banyak mendapat komplai dari manager’.
b. ’Sircon, good job, hasil peledakan kemarin bagus sekali, fragmentasinya sesuai target dan front blasting rapi, teman2 dari loading dan hauling pasti sangat berterimakasih. Saya juga akan laporkan hasil yang baik ini ke manager kita’.

Jelas bahwa ungkapan yang kedua akan membuat harga diri pak Sircon terangkat dan akan bersemangat untuk mengulangi perbuatan yang baik tersebut sesering mungkin, sedangkan ungkapan A akan membuat, pak Sircon merasa tidak dihargai dan tidak ada gunanya juga untuk bekerja dengan baik sebab kerja baik dan buruk tanggapannya sama saja.

Sugar Coating‘Welldone’, ‘good job’, ‘tepukan pundak’ dll, apakah termasuk Enhance Esteem? Well kita harus hati2, manusia sangat tajam perasaanya dalam menangkap tindakan orang dilakukan dengan tulus atau tidak.

Suatu pujian yang tidak tulus (sugar coating) bisa dengan mudah dideteksi oleh penerima dan malah ditangkap sebagai basa basi yang basi. Untuk menghindari jebakan ini, ada tips yang bisa dipakai:
- be spesific
Saat memberikan pujian, sebutkan dengan jelas situasi dan fakta perbuatan dan atau perkataan yang dilakukan/diungkapkan oleh orang yang hendak kita puji. Ada 2 hal yang bisa kita dapatkan dalam suatu pujian yang spesifik, pertama akan meyakinkan penerima bahwa pujian kita tulus karena jelas pujian tadi tentang apa, yang kedua akan menghindari salah tangkap. Pernah tidak kita menerima pujian ‘well done’ kemudian kita bingung pujian tadi tentang apa nih?

Now what?Merenungkan hal2 diatas, pundi2 pujian kita bisa kita buka ngak? Bisa tidak kita tidak pelit memberikan pujian pada anakbuah yang berprestasi, bisa tidak kita menjaga harga diri anak buah kita yang sedang gagal sehingga mau melakukan perbaikan?

Semuanya terserah ditangan anda!
Selamat mencoba ‘maintain and enhance self esteem’ anak buah anda atau keluarga anda?

Eko Jatmiko Utomo
HR Officer

* 5 Key Principles (Kaidah Pokok)
Prinsip ini dikembangkan dan disebarkan oleh DDI Consultant diseluruh dunia. Tujuan utama dari penggunaan 5KPs adalah untuk memenuhi kebutuhan personal dari orang yang sedang berinteraksi dengan kita termasuk kebutuhan untuk dihargai.
#1 Enhance & maintain Self Esteem
#2 Listen & Respond with Empathy
#3 Ask for help & encourage Involvement
#4 Share thought, rationale and feeling
#5 Support without removing responsibility

Republik Pewaris Banjir

Republik Pewaris Banjir
Cinta Bahari Bukan Cinta Banjir. 
“Nenek moyangku orang pelaut,
Gemar mengarung luas samudra, Menerjang ombak, tiada takut,
Menempuh badai sudah biasa“.

Coba nyanyikan lagu diatas saat kita mengarungi banjir di jalan tol, jalan arteri atau saat melintasi rumah orang yang kebanjiran. Kemungkinan hanya akan ada 2 reaksi yang diterima: ditimpuk kayu atau dilempar senyum cemberut nan masam.
Jakarta Siaga 1, Jakarta Lautan Banjir. Banjir 5 tahunan kembali menyerang Ibukota. Demikian Headline dari hampir semua koran di Indonesia. Jadi sebenarnya apa hubungan antara lagu (idiom) klasik yang mengagul-agulkan kejayaan masa lalu dengan banjir yang melanda wajah Indonesia (Jakarta) 5 hari terakhir ini?

Boro2 mau jaya di Lautan luas, lha wong didaratan aja kita sudah kalah sama yang namanya air! Semua orang juga tahu kalau sumberdaya kelautan Indonesia termasuk salah satu yang paling hebat di dunia, tapi tetap saja kita selalu kalah set dibandingkan nelayan Vietnam, Cina, Thailand dll., yang dengan segala kecerdikan & tipudaya berhasil menguras isi laut kita. Sementara itu di daratan kita juga kalah oleh kebodohan kita sendiri dalam mengelola alam. Dan jadilah republik ini Republik Pewaris Banjir!

Manajemen Banjir.
Semua orang tahu bahwa banjir pasti akan datang setiap tahun. Semua orang tahu bahwa banjir 5 tahunan akan datang lebih besar. Namun yang paling penting adalah apa yang kita (pemerintah khususnya) bisa lakukan untuk mengantisipasi serta mengurangi banjir tahunan.

Semua hal bisa di manage termasuk banjir, dengan demikian ilmu Manajemen Banjir kalau kita perbandingkan dengan orang kuliah berdasarkan kebutuhan lama waktu kuliah di perguruan tinggi, pasti sudah masuk tahap doktornya doktor, bukan S3 lagi tapi sudah S10. Lha wong belajarnya bukan hanya setahun dua tahun tapi bahkan berpuluh-puluh tahun. Apa yang sudah dihasilkan sejauh ini? Banjir Kanal Timur yang belum juga selesai? Atau malah sikap saling menyalahkan antara Pemprov DKI dan Pemerintah Pusat?

Mindset & Behaviour.Luar biasa! Disaat hampir 70% wilayah Jakarta terendam banjir, sekianpuluh orang mati dan ratusan ribu rakyat menderita, seorang pejabat negara sekelas Menko dengan seenak udelnya mengatakan bahwa banjir yang terjadi tidak separah yang diberitakan. Disebutkan pula bahwa media masa hanya membesar-besarkan masalah, padahal rakyat yang kena banjir masih bisa ketawa-tawa.

Give me a break sir, sampeyan bisa bilang seperti itu karena sampeyan tinggal dirumah yang nyaman, makanan mewah tersedia dan apapun yang sampeyan minta ada. Coba sekarang sampeyan berbasah kuyup di Kampung Melayu selama 6 hari, makan sehari sekali pakai mie dan menjalani malan nan gelap gulita! Saya jamin ucapan tersebut pasti akan sampeyan tarik kembali seketika.

Mindset ngawur dan sama sekali tidak berbau empati ini sama konyolnya dengan mindset sebagian artis yang saat roadshow di TV dengan semangat 45 selalu menyatakan bahwa banjir adalah Musibah! Pola pikir yang jelas akan menyurutkan semangat untuk mencari solusi.

Coba bayangkan kalau mindset karyawan(termasuk manajemennya) di suatu perusahaan yang sedang menderita kerugian menyatakan bahwa rugi beberapa milyar adalah musibah yang harus kita terima dengan lapang dada. Tidak perlu membuat usaha perbaikan, tidak perlu membuat inisiatif efisiensi, tidak perlu meminta semua lini bekerja lebih keras lagi, karena rugi adalah musibah! Apa yang akan terjadi? Jelas bahwa perusahaan tidak akan menjadi lebih baik, tetapi malah akan semakin terpuruk.

Mindset yang berubah juga belum tentu akan menyelesaikan masalah, masih perlu digenapi dengan perubahan behaviour/perilaku kita dalam menyikapi banjir. Ngak usah muluk2 deh, coba kita renungkan pertanyaan dibawah ini:
- sudahkah kita membuang sampah pada tempatnya?
- sudahkah kita menyisakan area resapan air dirumah kita?
- ikut berpartisipasi gotong royong membersihkan selokan ngak?
- dll

Mindset yang benar tanpa diikuti oleh perubahan perilaku seumpama katak hendak menelan lembu, tidak akan membuat perubahan apapun.

Berita Baik
Capek ngak sih kalau di sepanjang tahun baru 2007 ini kita dibombardir oleh berita2 bencana yang ngak ada habis2nya? Berita tentang perusahaan Marvell di majalah Swa edisi terbaru seakan setetes embun di padang gersang. Marvell diberitakan mengakuisisi divisi chip non komputer Intel seharga US$ 600 jt. Dengan tambahan otot ini Marvell bertiwikrama* menjadi salah satu perusahaan teknologi terkemuka di dunia dengan asset milyaran dollar!

Guess what? 2 dari 3 orang pemiliknya adalah orang Indonesia. Kakak beradik Sehat dan Pantas Sutarja beserta istri Sehat telah menorehkan nama harum bangsa Indonesia di pentas dunia, bukan sebagai negara seribu bencana, namun sebagai inovator ulung di kancah bisnis dunia.
Apa yang bisa kita ambil dari cerita diatas? Sepertinya peribahasa lama if there is a will there is a way, masih sangat relevan di era ini. Jika kita mau pasti ada jalan!
- Jika berniat menjadi pebisnis kelas dunia (walau orang Indonesia) pasti bisa
- Jika Berniat tidak Kebanjiran pasti ada cara untuk mencegahnya.
- Jika berniat membalik kerugian 7 M menjadi untung 700 M pasti bisa! Jika kita semua bersemangat dan berniat!

Mulai dari mana? Bagaimana kalau kita mulai dari mengerjakan tugas dan pekerjaan kita sehari2 dengan lebih baik bahkan kalau bisa melebihi KPI** yang diberikan perusahaan.

Selamat berjuang my friends.
Eko Utomo
Medio awal Februari 2007


* Istilah dalam dunia pewayangan dimana Dewa Wisnu atau titisannya(Kresna misalnya) bisa berubah menjadi raksasa mahasakti yang tak terkalahkan
** KPI = Key Performance Indicator

Keajaiban & Kesaktian Pertanyaan

Keajaiban & Kesaktian Pertanyaan (The Magic of Questions)

Malu Bertanya Sesat Dijalan!
Peribahasa diatas sangat sangat populer dikalangan anak2 SD. Mari coba kita ingat dan rewind memori kita sekian puluh tahun yang lalu. Apakah benar mereka yang punya sifat suka bertanya dianggap baik, apakah benar melontarkan pertanyaan di dorong oleh lingkungan?. Boro2 dianggap baik, saat itu, yang namanya bertanya bukannya dipuji malah seringkali dicap sebagai murid yang bodoh.

Kalau kita bertanya, bu guru atau pak guru malah jadi sebel karena harus menjawab pertanyaan kita. Sedangkan teman2 yang lain juga sebel karena kita jadi penghambat jam pulang. Masih untung kalau kita ngak diteriaki “Bodoh kamu!”. Semakin banyak kita bertanya, semakin dicap bodoh kita.

Tesa, anak saya yang berumur 4 tahun, setiap saat, setiap waktu selalu berucap “Ini apa?”. Berulang2 pada hal2 yang baru dan seringkali pada hal2 yang sudah ditanyakan sebelumnya. Bagaimana anak Anda? Dan bagaimana kita menyikapi pertanyaan anak kita?
- Bersikap masa bodoh (cuek saja)
- Menjawab dengan asal2an
- Bilang “jangan banyak tanya! Entar kamu akan tahu sendiri!”
- Hal lain

Budaya Bertanya.Coba sekarang kita lihat dilingkungan ditempat kita bekerja. Seberapa banyak pertanyaan yang dilontarkan anak buah kita dan atau pertanyaan yang kita sendiri lontarkan saat kita mendapatkan suatu tugas? Kalau kita mau jujur, saya jamin tidak lebih dari 10% dari kita (dan anak buah kita) yang mau dan sering bertanya.

Sekarang ini kita sedang hangat2nya melakukan KPI Cascading ke anak buah kita masing2. Pertanyaan saya:
- Apakah teman2 leaders menanyakan tentang pemahaman anak buah kita tentang angka, rumus yang ada di KPI atau
- Hanya menyerahkan KPI yang ada dan menganggap (berasumsi) bahwa mereka sudah mengerti dengan sendirinya.

Semua asumsi akan menyeret kita untuk mendirikan kesimpulan pada dasar yang rapuh. Laksana membangun rumah tanpa pondasi. Asumsi butuh diklarifikasikan, dan salah satu cara yang ampuh untuk mengklarifikasikannya adalah dengan cara bertanya!.

Pertanyaan yang bagaimana?Mari kita ingat prinsip sakti kita tentang kebutuhan personal/emosional yang diwakili KP no.3*
- Ask for Help & Encourage Involvement-
Satu kata kunci dalam pelaksanaan Kaidah Pokok ini adalah: ‘banyak-banyaklah bertanya dan memancing anak buah kita bertanya!”.

Bagaimana kalau kita ketemu sama anak buah yang “ngah-ngih ngak kepanggih?”** Disini kompetensi kita sebagai leader diuji. Seorang leader cakap akan pandai melontarkan pertanyaan. Leader ini akan melontarkan sebanyak mungkin pertanyaan yang bersifat Open Ended Question/terbuka daripada pertanyaan yang bersifat Close Ended Question/tertutup.***

Dengan banyak melontarkan pertanyaan terbuka maka si leader memancing dan mendorong anak buah untuk menyatakan pendapat dan berfikir. Pertanyaan juga merupakan kesempatan baginya untuk melihat sejauh mana pemahaman anak buah terhadap suatu masalah (checking for understanding).

Dengan banyak melakukan pertanyaan pada awal kerja/ tugas/ proyek secara sengaja kita telah melakukan tindakan untuk mencegah salah satu Waste yang paling banyak kita lakukan R E W O R K!. Anak buah yang belum memahami dengan baik tugas yang diberikan, akan sangat mungkin mengerjakan tugasnya tidak sesuai dengan tujuan atau keinginan kita sebagai pemberi tugas dan pada akhirnya

Mulai darimana?Ini pertanyaan favorit saya. Kalau teman2 leader setuju dengan paparan diatas, maka next action adalah bagaimana? Kalau dalam coaching session pasti saya akan melontarkan pertanyaan balik bersifat terbuka di samping ini “ bagaimana menurut pendapat sampeyan sendiri? Atau sampeyan ada ide?”.

Ijinkan saya sharing ide di forum ini. Bagaimana kalau setiap pagi, kita coba melontarkan satu pertanyaan terbuka kepada anakbuah kita? Bentuk pertanyaanya bisa seperti dibawah ini:
- Pak Ujang, bisa jelaskan pemahaman Anda tentang masalah ini?
- Pak Anda, Anda sebagai orang yang dekat dengan hal ini pasti ada ide bagaimana melaksanakan pekerjaan ini dengan lebih baik, bisa share ide sampeyan?
- Pak Adi, menurut pengalaman sampeyan target ini bisa tercapai ngak ya? Mohon dijelaskan
- Dll

Pemegang Kendali.Orang yang bertanya adalah mereka yang memegang kendali. Nah, teman2 leader mau jadi pemegang kendali atau yang lain. Semuanya kembali kepada Anda.

Mari Kita BERTANYA!Eko Utomo
Medio Akhr Maret 2007

* 5 Key Principles (Kaidah Pokok)
Prinsip ini dikembangkan dan disebarkan oleh DDI Consultant diseluruh dunia. Tujuan utama dari penggunaan 5KPs adalah untuk memenuhi kebutuhan personal dari orang yang sedang berinteraksi dengan kita termasuk kebutuhan untuk dihargai.
#1 Enhance & maintain Self Esteem
#2 Listen & Respond with Empathy
#3 Ask for help & encourage Involvement
#4 Share thought, rationale and feeling
#5 Support without removing responsibility

** Ngah ngih ngak kepanggih: mengangguk, menyatakan setuju tapi sebenarnya ngak mengerti dan atau tidak setuju

*** Close Ended Question: pertanyaan yang bersifat tertutup dan hanya membutuhkan jawaban ‘iya dan tidak’. Open Ended Question: pertanyaan yang bersifat terbuka yang memaksa orang yang ditanya untuk mengemukankan pendapatnya tidak sekedar menjawab ‘iya dan tidak”.